تتمتع المجموعات والمنظمات بديناميكيات وثقافات داخلية معقدة، تؤثر بدورها على طرق تفاعلنا وتخطيطنا لأمننا. قد يصبح الأمر أكثر تعقيدًا إذا أخدنا بعين الاعتبار، كمجموعة، احتمال أن نتعرض لتطورات غير سارّة أثناء قيامنا بعملنا. عملية التخطيط الأمني ضمن مجموعة عملية من الشائع أنه قد ينتج عنها كمية إجهاد كبيرة، وتحريكًا للعواطف وتأجيجًا للمخاوف، بحيث نبدو قلقين أو مرتابين أكثر من اللزوم. من الناحية العملية، قد يكون من الصعب علينا إجراء عمليات تحليل ضمن مجموعة والتوصل لاتفاقات. ليكتب النجاح لخطة أمنية ما، على الجميع أن يشارك في وضعها ولكن ذلك صعب التحقيق ضمن مجموعة!

في هذا القسم، سنتطرق لبعض المسائل الرئيسية المتعلقة ببناء الإستراتيجيات والخطط الأمنية وتحسينها ضمن مجموعات ومنظمات.

وضع خطط أمنية والمحافظة عليها

بعد أن تنتهي المجموعة من إجراء عملية تحليل المخاطر (بواسطة الأدوات المحددة في القسم الثاني)، يجب ألا تنسوا عددًا من العوامل عند وضع خطط أمنية:

•   الإقناع بالعمل: عرّف واشرح خطتك بطريقة منطقية، وتحدّث مع زملائك عن كل خطوة من هذه الخطة. مسألة الأمن مسألة قد تؤجج عواطف كثيرة، ولكل واحدٍ منا نظرة مختلفة عنها. أي أن التحدث عنها يتطلب توفّر وقتًا كافيًا ومساحةً آمنة. قدموا للآخرين وقائع وحقائق، ولكن حاولوا ألا تخيفوهم ووفروا مساحة هادئة تحبذ طرح الأسئلة والمخاوف.

•   التصميم التشاركي: قد لا يرحب بعض الأشخاص بوضع خطة أمنية تقررت من دون استشارتهم. قد تثير النشاطات الخطرة جدًا أو حالات الطوارئ القلق، ولا بد أن يكون الجميع مرتاحًا للدور المسند إليه وأن تتأمن له مساحة مناسبة للتعبير عن مخاوفه مسبقًا في حال وجودها. اسعوا للحصول على مساهمة أكبر عدد ممكن من الأشخاص خلال عملية وضع الخطة.

•   تمثيل الأدوار: في بعض الحالات، من المفيد القيام بتمرين تمثيل أدوار، لكي يتمكن الأعضاء في المنظمة من التمرّن على التعامل مع حالة معينة أو حالة طوارئ. ومع ذلك، توخوا الحذر واحرصوا أن يكون الجميع مرتاح لمشاركته في تمرين تمثيل الأدوار. إذ قد يثير هذا التمرين بعض ردود الفعل العاطفية لدى أشخاص تعرضوا لصدمة ما في السابق.

•   إعادة التخطيط وإعادة النظر بالخطط: لا تنسوا أنه لا بد من اعتبار كل الخطط الأمنية قابلة للتنفيذ وأنه لا بد من إعادة تقييمها ومناقشتها بشكلٍ دوري، لاسيما عند إنضمام أعضاء جدد للمجموعة. عليكم أيضًا تحديد مواعيد ثابتة لمراجعة ممارساتكم الأمنية واحرصوا أن تكون مسألة الأمن عنصر أساسي من خطتكم الإستراتيجية.

التخطيط لحالات الطوارئ ضمن مجموعات ومنظمات

لا بد من توفر خطط طوارئ فلا يمكن للإجراءات الوقائية أن تكون فعّالة 100 في المئة طوال الوقت. وعند وضع خطة من هذا القبيل، فكروا في العناصر الأساسية التالية:

تعريف الطوارئ

عليكم أن تحددوا تعريفًا لحالة “الطوارئ“. أي اللحظة التي يتوجب عليكم فيها البدء بتطبيق إجراءات وتدابير الطوارئ المخطط لها. لا بد من القيام بذلك إذ قد لا يكون ذلك واضحًا في بعض الأحيان – تخيلوا أنكم مثلاً فقدتم الاتصال بأحد الزملاء أثناء تأديته لمهمة ميدانية؛ كم من الوقت عليكم الانتظار قبل إعلان حالة الطوارئ؟

الأدوار والمسؤوليات

حددوا لكل شخص دورًا واضحًا يدركه الشخص ووافق عليه مسبقًا. من شأن ذلك التخفيف من الفوضى والهلع في حال التعرض لأي حادث. في حالة كل تهديد، فكروا في الأدوار المختلفة التي قد تتولونها والجوانب العملية المتعلقة بالتعامل مع حالة طوارئ.

من ضمن هذه الإستراتيجية المهمة الخاصة بحالات الطوارئ، تفعيل شبكة الدعم – وهي شبكة شاملة تضمّ حلفاءنا، ومنهم أصدقاءنا وعائلاتنا ومجتمعنا المحلي والحلفاء المحليين ومؤسسات تابعة للدولة، وحلفاءنا الوطنيين أو الدوليين كالمنظمات غير الحكومية والصحافيين. كيف يمكن لحلفاءكم دعمكم؟ هل عليكم الاتصال بهم مسبقًا لمعرفة ما إذا كانوا جاهزين لمساعدتكم في حالات الطوارئ وهل يجب أن تعلموهم ما تتوقعونه منهم؟

قنوات التواصل

لا بد من تنسيق الجهود خلال عملية التعامل مع حالة طوارئ، لذا يزداد التواصل الرقمي أهمية في هذه الحالة. حددوا الطرق الأكثر أمانًا وفعالية للتواصل مع كل جهة في كل حالة من الحالات وحددوا وسائل احتياطية أيضًا. تذكروا أنه في حالات الطوارئ، من المفيد أن تتوفر لدينا توجيهات واضحة حول:

•   ما يجب التواصل بشأنه

•   القنوات الواجب استخدامها

•   الجهات والأشخاص الواجب التواصل معهم.

نظام التنبيه والتعامل المبكر

هذه أداة مفيدة لتنسيق عملية تعاملنا مع حالة طوارئ أو حالة خطر وشيك. نظام التنبيه والتعامل المبكر كناية فعليًا عن مستند مركزيّ (إما إلكتروني وإما غير ذلك) يُفتح في حال حدوث حالة طوارئ من أجل تسجيل كل التفاصيل المتعلقة بالمؤشرات والحوادث الأمنية التي طرأت بمواعيدها، وتوفير وصف واضح عن الجهود المبذولة وتسلسل عملية التعامل المخطط لها والمؤشرات الواجب تحقيقها والتي ستعني أن منسوب الخطر انخفض من جديد. يجب أن يشمل هذا النظام أيضًا خطوات لمعالجة ذيول الحادث، من أجل حماية المعنيين من أي أذى إضافي ومساعدتهم على التعافي جسديًا ونفسيًا.

يوفر نظام التنبيه والتعامل المبكر طريقة توثيق مفيدة لإجراء تحليل لاحق لما حدث، وكيفية تحسين تكتيكات الوقاية والتعامل مع التهديدات في المستقبل.

تحسين إدارة أمن المنظمة

يجب أن تأخذ المنظمات بعين الاعتبار مسألة إدارة الأمن وتطبيقها من قبل المدراء والموظفين والمتطوعين، كعملية إعادة تقييم مستمرة. إجراء تقييم دوري لتحديد مدى عدم تطابق إستراتيجيتنا وخططنا الأمنية مع السياق الذي نعمل فيه. ومدى تقبّل وتطبيق الأعضاء لها فكرة جيّدة. تابعوا القراءة حتى الفصل التالي لتعلّم المزيد عن كيفية تقييم أمننا كمنظمة.