صحيح أن وطأة فيروس كورونا المستجد كانت ثقيلة جدا على الشركات في معظم دول العالم، ولكنه دفع بهم من جهة أخرى إلى التكيف تكنولوجيا بشكل أسرع بكثير من المخطط له أو المتوقع على صعيد تنظيم العمل عبر الانترنت في مختلف المجالات.
إذ دفع فيروس كوفيد 19 معظم الشركات، وبشكل لا إرادي، نحو تعديل طرق العمل والقوانين التي تحكم الموظفين وعلاقتهم بين بعضهم البعض، والاهم من ذلك، سبل ولوج بيانات الشركة الخاصة عن بعد. بمعنى آخر، وفي سبيل الاستمرار، لم يكن امام الشركات حلول أخرى غير تكييف نمط العمل رقميا، مع التزام معظم العاملين منازلهم بسبب الحجر الصحي المفروض.
موقع Cyber Arabs يقترح عددا من المنصات والموارد التي يمكن مراعاتها عند تكييف العمل رقميا. وتجدر الإشارة إلى أنه عند بدء العمل بأي تقنية جديدة، سيحتاج العاملون والموظفون والمسؤولون إلى بعض الوقت للتعرف على النظام الأساسي للبرنامج وميزات الأمان الخاصة به والخدمات التي يقدمها، وصولا إلى التأقلم معه في النهاية.
1- تنظيم العمل عبر الانترنت وعقد اجتماعات آمنة
هناك عدد من الأدوات الرقمية التي توفر مستوى عالٍ من الأمان للمستخدمين. بالنسبة لعقد مؤتمرات الفيديو، يمكن استخدام Jitsi Meet المشفر بالكامل 100% والمفتوح المصدر، بحيث يمكن استعماله طوال اليوم وكل يوم مجانا من دون الحاجة إلى حساب.
2- مشاركة عمليات التصميم
هناك مجموعة من الأدوات التي يمكن استخدامها لتحسين التعاون عبر الإنترنت والسماح لعدة مشاركين بالمساهمة في نفس العملية. هنالك العديد من البرامج التي تقدم حلولا بسيطة لذلك مثل Google Suite ، والتي تسمح بإعداد مستند Google مشترك حيث يمكن للأشخاص إضافة أفكارهم مباشرة والمساهمة في تنظيم العمل عبر الانترنت.
من الأفضل هيكلة المستند ووضع الأفكار بطريقة منطقية للمشاركين، حتى يتمكنوا من تغذية أفكارهم بطريقة مثمرة. إذا كان المسؤول يشعر بالمغامرة، يمكن استخدام Stormboard على نطاق واسع لإضافة الملاحظات الشخصية.
كما يمكن اللجوء إلى Sketch.io الذي يسمح بتطوير لوحة رسم رقمية خاصة بالفريق، مع التمتم بميزة إنشاء قوالب تصميم تشبه في استعمالها أوراق الرسم البياني. وبالتالي يمكن إرسال هذه القوالب لاحقا إلى المشاركين والسماح لهم بإضافة أفكارهم.
3- إنشاء حلقة ملاحظات رقمية
للحصول على أجوبة سريعة، يسمح DirectPolls بإنشاء استطلاعات سريعة لآراء الجمهور، وهي أداة مجانية يمكن استخدامها عبر الإنترنت. وسيتمكن المسؤول من مشاركة النتائج مع المشاركين لمساعدتهم على فهم سبب إجراء التعديلات.
أما إذا كان الفريق صغيرا ويجب العمل ضمن مجموعة أشخاص أقل مؤلفة من 25 مشاركا على سبيل المثال، فيمكن استخدام PollEverywhere مجانا أيضا لإشراك الجمهور بأي نشاط مطلوب ومحضر مسبقا.
وإذا بدت هذه المنصات صعبة الاستخدام، ولم يتأقلم معها فريق العمل بسرعة، ولم يكن استخدامها عمليا بحسب الطلب والرغبة، يمكن اللجوء دائما إلى إنشاء نموذج Google التقليدي ومشاركته مع الجمهور المستهدف.
